פרטים קטנים וחשובים

1. אל תקדימו את שם המשפחה לשם הפרטי

בעברית השם הפרטי קודם לשם המשפחה. שימו לב לכך בכתובת ובחתימת המכתב. אל תכתבו מכתב אל 'אוריון משה' אלא כתבו אל 'משה אוריון'. הקפידו לכתוב כך גם את שמכם.

מקדימים את שם המשפחה לשם הפרטי רק ברשימה הערוכה לפי סדר הא"ב.

2. אל תפתחו מכתב בהכרזה על שמכם

לעולם אל תפתחו מכתב במילים "שמי רז מלכה " ואף לא במילים "שמי מלכה רז". מקומו של שמכם ליד כתובתכם בראש המכתב או בכותר של נייר המכתבים או מתחתיו.

3. כשמדובר בעצמכם כתבו 'אני' ולא 'אנחנו'

כתבו 'אני' כשמדובר רק בכותב; כתבו 'אנחנו' כשמדובר גם באחרים. כשהכותב מביע את דעתו אין כל סיבה שיכתוב 'אנחנו חושבים' או 'לדעתנו'. מי שכותב מכתב בשם החברה שהוא מייצג יכול להשתמש בלשון רבים.

4. כתבו 'אני' ולא 'הריני', 'הנני', 'אנוכי'

המילים 'הריני' 'הנני' 'הננו' 'אנוכי' אינן תחליף למילים 'אני' 'אנחנו'. 'הריני' פירושה 'הרי אני'; 'הנני' פירושה 'הנה אני' ולשון הדגשה היא.

במכתב ובחוזר ראוי לנקוט לשון פשוטה.

5. אל תשבשו שמות

אל תשבשו את שמו של האדם שאתם פונים אליו. הקפידו לבדוק את שם החברה או הגוף שאתם פונים אליהם. שיבוש השם עלול להתפרש כזלזול. בדקו היטב כל שם שאתם מזכירים במכתבכם.

6. אל תתקנו שמות

כל אדם רשאי לכתוב את שמו או לתת שמות כרצונו. השם 'דוד' יכול להיכתב 'דויד', 'דוויד' וגם 'דייויד', והשם ויצמן ייכתב ביו"ד אחת או שתיים לפי החלטת נושא השם. הדברים אמורים בשמות מכל סוג שהוא.

7. כתבו שמות מלאים בלי קיצורים

את מכתבכם הפנו אל משה אופיר, למשל, ולא אל מ' אופיר (אלא אם כן לא ידוע לכם מהו שמו הפרטי). בשורת הפנייה יפה לכתוב תואר מלא: 'גברת אופיר הנכבדה', 'פרופסור מלכי היקר', 'עורך - הדין שמיר הנכבד'.

אל תכתבו 'משרד התעשייה' אלא כתבו 'משרד התעשייה והמסחר'.

8. הימנעו מקיצורים שאינם מוכרים לכול

אל תחתמו מתחת לשמכם 'ראש בנא"ם' או 'רמ"ן' כי רבים אינם מכירים את ראשי התיבות האלה. כתבו את המילים במלואן. כמובן, אפשר להשתמש בקיצורים כאלה בתכתובת הפנימית של משרד.

9. המעיטו בקיצורים

במכתבים רצוי להמעיט בקיצור מילים, בייחוד כאשר אין הכרח לחסוך במקום. יפה לכתוב 'רחוב' מלכתוב רח' – ההבדל הוא רק סימן דפוס אחד. כתבו טלפון ולא טל', אם יש די מקום בשורה. הכתיבה המקוצרת מקשה את שטף הקריאה.

10. אל תקצרו את המילה 'מספר' בתוך משפט

את המילה מספר נוהגים לקצר רק בצירופים כגון מס' טלפון או מס' עמוד, אבל לא במשפט מעין 'מספר הנוסעים אינו ידוע'.

11. כתבו מספרים מימין לשמאל

בטקסט עברי כתבו את המספרים כמו את שאר הטקסט – מימין לשמאל: המחקר דן במדינת ישראל בשנים 1948 - 1950; המשרד פתוח בשעות 8.00 - 12.00.

12. אל תכתבו 'ו/או'

ו/או קיים רק בעברית המודרנית, ושכיח בכתיבה המשפטית. הבררה בעברית היא 'או', ורצוי לבחור ב'ו' או ב'או' לפי העניין: בלונה פרק משתעשעים ילדים ומבוגרים ולא 'ילדים ו/או מבוגרים'.

13. ראשי תיבות המבוטאים כמילה ממש כתבו באותיות סופיות

אם ראשי תיבות מבוטאים כמילה ממש, כותבים בסופם אותיות סופיות מנצפ"ך. כותבים להד"ם ולא להד"מ, מע"ם ולא מע"מ, או"ם ולא או"מ. אבל אם המילים המקוצרות נקראות במלואן אין כותבים אות סופית, למשל מ"מ, אח"כ, חוה"מ.

14. הימנעו מכתיב ארמי ומביטויים ארמיים

כתבו סדנה, דוגמה, רישה, סיפה ולא סדנא, דוגמא, רישא, סיפא. כתבו 'לכל המעוניין' ולא 'לכל מאן דבעי'. אין ביטוי ארמי שאין לו מקבילה עברית. לעולם התחליף העברי עדיף.